Comenzamos con este post una serie sobre productividad.

La productividad es un tema que está de moda y sobre el que ya hay mucho escrito. Grandes gurús de la productividad (como Berto Pena, al que sigo con devoción) nos enseñan todos los días cómo podemos mejorar nuestra gestión personal con la finalidad de vivir mejor. Si estáis interesados en el tema, os recomiendo que busquéis por la Red (ya sabéis que Google es vuestro amigo) porque hay libros y blogs muy interesantes sobre este tema.

Sin embargo, en la serie «Consejos de productividad» de Cabreados os vais a encontrar con recomendaciones que seguro que no os cuentan en otros sitios. Grandes consejos que harán que os sintáis cada día más productivos. Seguid estos artículos y os aseguro que me lo agradeceréis.

Comenzamos la serie con el primero consejo de productividad que quiero daros y que es realmente importante: come pipas peladas.

¿Os habéis parado a pensar en el tiempo que se pierde en pelar una pipa?. Si ese tiempo lo multiplicas por el número de pipas que te comes en una «tarde tonta» te darás cuenta de que estás desperdiciando muchas horas de tu vida.

¿Por qué seguir pelando pipas cuando las máquinas ya lo hacen por ti?. Empeñarnos en pelar nosotros las pipas es similar a querer copiar un informe de 100 páginas a mano. Si ya existe la fotocopiadora, ¿tiene sentido perder horas y horas en copiar a mano?. Lo mismo ocurre con las pipas. Desde que se venden las pipas peladas, no tiene sentido pelarlas una a una.

Si me hacéis caso, la próxima vez que comáis pipas ganaréis un tiempo extraordinario. Un tiempo que, gracias a este consejo, os permitirá cosas como diseñar una catedral o estudiar una solución a la crisis económica actual. ¡Cuántas cosas realmente importantes se pueden hacer con un cambio tan sencillo como el de comer pipas peladas!.

Hace unos días decía en Twitter que, aunque fuese tirar piedras contra mi propio tejado, tenía que reconocer que cada vez escucho menos podcasts y más música.

Tuve varias respuestas y muchas de ellas me pedían que desarrollase un poco más esa afirmación. Que explicase los motivos. Como 140 caracteres me parecen poco para hacerlo, no he respondido por medio de Twitter sino que lo haré en este post.

Antes que nada, quiero aclarar cuáles NO son los motivos por los que no escucho tantos podcasts como antes. No es por falta de tiempo (incluso, creo que he conseguido aumentar mi productividad últimamente, con lo que tengo un poco más de tiempo «para mí»). Y tampoco se trata de que crea que los podcast no tengan la calidad suficiente como para interesarme. Todo lo contrario. Cada vez hay más podcasts y entre todos ellos hay verdaderas «joyitas».

No sé si será vuestro caso pero yo tengo que reconocer mis limitaciones y una de ellas es que no me concentro si estoy escuchando a gente hablar a mi al rededor. Sé que hay gente que puede trabajar o estudiar escuchando podcasts, radio, televisión... Sin embargo, nunca ha sido mi caso. No soy tan multitarea como me gustaría. Cuando estudio, trabajo o, en general, pienso, sólo puedo hacerlo con silencio o con cierto tipo de música (música sin letra o música cuya letra no conozco y, por lo tanto, que no me invita a tararearla aunque sea mentalmente). Si ocupo mi neurona (empiezo a pensar que sólo tengo una) en pensar, no la puedo dedicar al mismo tiempo a escuchar otra cosa que no sea música «de fondo».

Esto siempre ha sido así y, por lo tanto, sólo escuchaba podcasts en aquellos momentos en los que no necesitaba tener ocupada mi mente con otras cosas (caminando por la calle, en el coche, en transporte público). Nunca trabajando o estudiando.

Sin embargo, últimamente he descubierto que los paseos que procuro dar todas las mañanas o los recorridos diarios de casa al trabajo y del trabajo a casa pueden volverse mucho más productivos si los hago escuchando música en vez de podcasts. Mi mente, en vez de centrarse en lo que estoy escuchando, se vuelve mucho más actriva y surgen muchos pensamientos de los que puedo sacar partido. Escuchando música en vez de podcast se me han ocurrido grandes ideas o he resuelto problemas que me rondaban la cabeza desde hacía días.

Por supuesto que no he dejado de escuchar podcasts pero escucho menos y, por lo tanto, me he visto obligado a seleccionar. De esta manera me he quedado con aquellos podcasts cuyo contenido me es realmente interesante y me aporta algo (conocimiento o, ¿por qué no?, diversión).

No sé si estáis de acuerdo conmigo pero opino que los agregadores de feeds son uno de los grandes inventos de internet.

Gracias a los agregadores de feeds podemos acceder a la información que se actualiza en gran cantidad de blogs y webs en general ahorrando mucho tiempo pues no tenemos que ir a esas webs a ver si hay algo nuevo. Lo tenemos todo en un único sitio. Magnífico.

Yo, en particular, uso Google Reader porque me parece que tiene todo lo que necesito además de la posibilidad de acceder a él desde cualquier sitio (el ordenador de casa, el del trabajo o el móvil). Sin embargo, es posible que tú encuentres otro agregador de feeds que se adapte mejor a tus necesidades.

Pero, ¿es cierto que estas aplicaciones nos ahorran tiempo?. Por lo general sí que es así pero si no los usas bien pueden ser una de las mayores fuentes de caída en tu productividad personal.

El uso de los agregadores de feeds puede llevarnos a suscribirnos a infinidad de blogs. Es muy fácil suscribirte a un blog pero antes de hacerlo deberías pensar si posteriormente vas a tener tiempo para leer todo a lo que te suscribes. Es muy frecuente que se nos amontonen las entradas sin leer y nunca tengamos tiempo para ponernos al día. Entonces, ¿por qué nos hemos suscrito a tantos feeds?.

Por eso, te voy a dar unas recomendaciones que, si las sigues, harán que tu agregador de feeds sea realmente una herramienta para facilitarte las cosas:

1. Busca el agregador de feeds que más se adapte a tus necesidades. No uses el que te recomienda un amigo sólo por el hecho de que a él le va bien. Cada uno tiene sus necesidades y es posible que tú necesites otras caractarísticas que no tiene ese agregador.
2. Piensa muy bien, antes de suscribirte a un feed, si realmanete vas a leer todo lo que publica ese blog. Es muy fácil echarle un vistazo a posts anteriores para descubrir cosas como el interés de los mismos y la frecuencia de publicación. Con esos datos tendrás más claro si debes suscribirte o no.
3. Haz limpieza de feeds de vez en cuando. Una vez al mes, por ejemplo, borra la suscripción a aquellos feeds que veas que no te han aportado nada últimamente. Si no lo haces, cada vez tendrás más suscripciones y no podrás leerlo todo.
4. Lee siguiendo el método del doble barrido. Este método consiste en que primero hagas una lectura superficial y rápida únicamente de los titulares. Te darás cuenta de que, sin entrar en el contenido de los posts, descartas un porcentaje muy alto de los mismos. Marca el resto (la mayoría de los agragadores lo permite) o déjalos sin leer. En el segundo barrido (con más calma) leerás aquellos posts que has consideramo más interesantes. Dependiendo del tiempo que vayas a tener disponible para leer más adelante, en el primer barrido debes ser más o menos selectivo.
5. Si puedes, aprovecha la lectura de feeds en movilidad. Hoy en día la mayoría de agregadores de feeds te dan la posibilidad de acceder a la información desde un dispositivo móvil (teléfono, PDA, netbook, etc.), ya sea porque hayas sincronizado los datos con anterioridad o porque tengas acceso a internet desde el dispositivo. Aprovecha los tiempos muertos (mientras esperas el autobús, en la sala de espera del médico...) para leer feeds.

Ultimamente estoy leyendo varios libros y blogs sobre productividad. Es un tema que me interesa mucho dado que, cuando tienes varias cosas entre manos, o te organizas o terminas haciéndolo todo mal.

Estoy aprendiendo muchos pequeños «trucos» e intentando ponerlos en práctica. Eso sí, hay muchos métodos y consejos para aumentar tu productividad pero yo cojo lo que veo que mejor me viene de cada uno ellos. Es decir, no sigo un método a rajatabla. Te recomiendo que hagas lo mismo si quieres aumentar tu productividad: lee mucho y saca de todas las lecturas lo mejor de cada una para tu caso particular.

Sin embargo, sí que hay un consejo que se repite en la mayoría de los métodos y que me parece fundamental: apúntalo todo.

Y es que no hay que dejar nada en la cabeza. De ahí se puede ir muy fácilmente. Si lo apuntas, habrás capturado esa idea o tarea pendiente.

Mi consejo es que lleves SIEMPRE a mano cualquier método para apuntar lo que te acaba de llegar a la mente: una idea genial, la solución a un problema al que le estabas dando vueltas desde hace tiempo, una tarea que acaba de surgir, el lugar en el que has dejado aparcado el coche... TODO. Cualquier cosa que no apuntes corre el riesgo de perderse entre otras muchas ideas en tu mente. ¿A quién no le ha ocurrido que ha tenido una idea genial y luego la ha olvidado hasta cuando ya ha sido muy tarde?. ¿O que se le ha olvidado que tenía que asistir a una cita?. ¿O que ha tenido que perder un tiempo precioso recorriendo un parking hasta dar con el coche aparcado unas horas antes?.

Además, cuantas más cosas almacenas en tu mente, más estrés te estás creando.

Tú verás cuál es el mejor método de pasar esos pensamientos de la mente a un medio físico (apuntarlos en el móvil, en el ordenador, en una libreta de papel... o en una combinación de todas). Cada uno tendrá sus preferencias. Lo importante es que sepas que en cualquier momento puedes apuntar cualquier cosa y que el lugar donde lo has apuntado está siempre accesible para ser consultado (¿de qué sirve apuntar las cosas si luego no se consulta lo apuntado?).

Desde que sigo este consejo tan sencillo he notado que ya he subido un escalón en mi productividad. Por supuesto que me quedan muchos por subir pero es un primer paso muy importante.

Foto: TheAlieness GiselaGiardino²³

Comienzo esta sección en la que quiero presentaros a algunas personas que sigo y que, por lo tanto, creo que es interesante que sigáis vosotros (si no lo hacéis ya). Y quiero empezar por Berto Pena porque últimamente le sigo de distintas maneras: por su blog, su libro, su Twitter o su curso.

Pero, vamos poco a poco. Empecemos diciendo que conocí a Berto en persona hace unos días, en el EBE 09, pero no tuve tiempo para hablar con él tanto como me habría gustado. Hablamos un rato muy corto en una conversación compartida con David Serantes y el gran TaZZiTo. Luego, tuve la suerte de poder darle el premio Bitacoras.com al mejor blog personal de 2009.

Sin embargo, empecé a seguir a Berto hace mucho más tiempo. Supongo que sería en el momento en el que comencé a usar ordenadores Mac. Por aquel entonces, «devoraba» cualquier blog que me descubriese cómo sacarle partido a mi nuevo ordenador y ThinkWasabi, el blog de Berto, era uno de los mejores en ese aspecto.

Al poco tiempo, Berto le dió un giro radical a su blog y cambió de temática principal. Sin dejar de lado el mundo Mac (algo que creo que no hará jamás), se centró en una temática que me interesaba muchísimo: la gestión personal y la productividad. Por aquel entonces acaba de leer el libro Getting Things Done y estaba muy interesado en aprender cómo gestionar mi tiempo de la mejor de las maneras. Desde entonces soy un bertoadicto.

Recientemente, Berto ha parido un libro (Gestiona mejor tu vida) que estoy leyendo poco a poco (es ese tipo de libros que te da pena acabar y al que crees que le puedes sacar más partido si meditas cada una de las frases que lees) y ha empezado un curso de productividad que me parece interesantísimo porque lo ha basado en el formato podcast.

Por todo eso, si no lo hacéis ya, tenéis que seguir a Berto Pena.

Cómo puedes seguir a Berto Pena:

• Web personal: Albertopena.com
• Blog: ThinkWasabi
• Twitter: @bertop
• Libro: Gestiona mejor tu vida
• Curso: Curso online de productividad

Una de las cosas que peor se lleva en las empresas es la convocatoria y dirección de las reuniones. Nos reunimos demasiado y muy mal, lo que repercute en una pérdida tremenda de horas, con la correspondiente pérdida de productividad.

Si tienes que convocar y/o dirigir una reunión, deberías tener siempre en cuenta estas sencillas reglas:

1. Antes de convocar una reunión hazte la siguiente pregunta: ¿es realmente necesario que nos reunamos o podemos conseguir los mismos fines por otros medios (correos electrónicos, llamada telefónica, charla informal a la hora del café...)?.
2. Si la reunión es imprescindible, piensa quién tiene que asistir. Es muy frecuente convocar a representante de distintos departamentos cuando realmente la reunión podría salir adelante con sólo 2 ó 3 personas. Si después de la reunión crees que algún punto de la misma le afecta a alguien que no convocaste, mándale el acta para que haga comentarios.
3. Al convocar la reunión, fija una hora de comienzo y una de fin.
4. Empieza a la hora convocada. Si la gente llega tarde pero ve que se les espera, siempre llegarán tarde. Si llegan tarde y ven que la reunión ya ha empezado, la próxima vez llegarán a su hora.
5. Finaliza a la hora programada. Si no lo consigues es que no has sabido prever la hora de finalización (aprende para la próxima) o que no has sabido dirigir la reunión debidamente. Si no acabas a la hora que habías anunciado podrías estar perjudicando a algunos de los asistentes que podrían tener otras citas pendientes.
6. Si ves que alguno de los asistentes se enrolla demasiado o se sale de los temas a abordar, no dudes en cortar su exposición. Si tú has convocado la reunión eres el responsable de que acabe a la hora establecida.
7. Antes de finalizar la reunión haz un breve resumen con los acuerdos adoptados y las tareas a llevar a cabo por cada uno. Que todo el mundo lo tenga claro y no haya sorpresas a posteriori.
8. Lo antes posible, redacta un acta de lo tratado en la reunión y mándasela al resto de asistentes. Lo primero que haréis en la siguiente reunión será ver si alguien tiene algún comentario con respecto al acta.

De todas maneras, yo todo lo resumiría en lo siguiente: reúnete sólo lo mínimo imprescindible y por el espacio de tiempo que sea necesario. No más.